Ebbe im Posteingang – wie ich mit „Inbox Zero“ meine E-Mail-Flut in den Griff bekommen habe

Seit Anfang des Jahres praktiziere ich ganz konsequent das Prinzip „Inbox Zero“. Es unterstützt mich dabei, mehr Überblick über meine E-Mails zu behalten und mich nicht ständig von Nachrichten ablenken zu lassen, die gerade gar nicht relevant sind.

Worum es bei „Inbox Zero“ geht und warum dieses Prinzip für mich so gut funktioniert, erkläre ich dir in diesem Artikel.

Was ist „Inbox Zero“?

Kurz und knapp gesagt, besteht das Ziel von „Inbox Zero“ darin, dass man den Posteingang des Mailpostfachs komplett leert, also null E-Mails darin liegen hat (deshalb auch „Inbox Zero“). Nach dem Leeren des Posteingangs soll der erreichte Zustand dann dauerhaft aufrechterhalten werden.

Wenn neue Mails eingehen, werden sie entweder direkt bearbeitet, manuell oder automatisiert verschoben oder auch einfach gelöscht, sodass der Posteingang immer wieder komplett geleert wird.

Wann und wie oft man den Posteingang wieder auf null reduziert, legt man natürlich selbst fest. Ich mache das mehrmals im Laufe des Tages, ganz kosequent aber am Ende jedes Arbeitstages.

Meine Situation vor „Inbox Zero“

Bevor ich angefangen habe, „Inbox Zero“ konsequent durchzuziehen, quoll mein Posteingang ständig über mit Mails. Dabei habe ich schon damals alles, was mit Aufträgen und Kundenprojekten zu tun hatte, regelmäßig aus dem Posteingang wegsortiert – entweder in den Ordner „aktuelle Aufträge“ oder nach Abschluss der Projekte in die entsprechenden Ablage- oder Archivordner. Auch für viele Newsletter hatte ich bereits Regeln definiert, wodurch sie automatisch in die dafür vorgesehenen Ordner verschoben wurden und gar nicht mehr direkt im Posteingang landeten.

E-Mails sind wie Tribbles …

Trotzdem füllte sich meine Inbox mit schöner Regelmäßigkeit wie von Zauberhand (bzw. wie ein Getreidespeicher, in dem ein kleiner harmloser Tribble vor sich hingurrt).

„Das lese ich später“ oder „Darauf antworte ich dann am Nachmittag“ waren meine Gedanken, wenn neue Mails reinkamen, um die ich mich im Moment nicht kümmern konnte oder wollte. Damit ich nicht vergaß, sie dann auch wirklich zu lesen oder zu beantworten, ließ ich sie im Posteingang liegen. Das führte dazu, dass sich der Posteingang mehr und mehr füllte mit „Da muss ich noch“- und „Das lese ich später“-Mails.

Das Ende vom Lied war, dass mir allein beim Blick in den Posteingang schon schwindelig wurde, weil da noch soooo viele Mails darauf warteten, von mir gelesen, beantwortet oder bearbeitet zu werden. Und die wirklich wichtigen Mails rutschten immer weiter nach unten und waren zwischen den „Später“-Mails kaum noch zu finden.

Kampf gegen die E-Mail-Flut

Wenn es mir zu bunt bzw. der Posteingang zu voll wurde, begann ich in einer Hauruck-Aktion aufzuräumen und auszumisten – und schwor mir, künftig alles anders zu machen. Aber schon nach wenigen Wochen hatten sich wieder jede Menge „Später“-Mails angesammelt und die Inbox war wieder genauso voll wie vor der Aufräumaktion.

Ich will gar nicht darüber nachdenken, wie viele Stunden ich im Laufe der Jahre mit dem Aufräumen und Ausmisten meines Posteingangs zugebracht habe! 🙈

Wie mir „Inbox Zero“ geholfen hat

Tatsächlich geholfen hat bei mir nur ein ganz konsequentes „Inbox Zero“, nämlich der eisern durchgezogene Vorsatz, den Posteingang spätestens am Ende eines jeden Tages komplett leer zu haben. Ich dulde dort auch im Laufe des Tages keine Mail mehr länger als irgend nötig.

Bevor ich abends den Rechner ausschalte, muss der Posteingang leer sein. Denn schon eine einzige Mail wäre das Nestei oder der Tribble, der die Lawine wieder ins Rollen bringen könnte. Das klingt vielleicht radikal, aber für mich ist das wirklich die einzige Möglichkeit, die dauerhaft funktioniert.

Und wohin wandern nun die Mails?

Neben den eh schon angelegten Ordnern für Newsletter, Bestellungen, Kundenaufträge sowie zum Archivieren von Mails habe ich mir die folgenden vier Ordner angelegt:

• warten auf Rückmeldung
• zu beantworten
• zu bearbeiten
• zu lesen

Alle Mails, die im Laufe des Tages reinkommen und nicht sofort gelöscht, bearbeitet oder in einen Projektordner verschoben werden, sortiere ich in diese vier Ordner. Und je nach Thema der Mails kümmere ich mich darum dann gesammelt zu einem passenden Zeitpunkt während des Tages, innerhalb der nächsten Tage oder im Laufe der nächsten Woche(n).

Wenn ich feststelle, dass bestimmte Mails zu lange in „zu lesen“ vor sich hindümpeln, landen sie entweder in einem Archivordner oder ich lösche sie komplett.

„Inbox Zero“ macht glücklich

Mich persönlich macht es wirklich glücklich und zufrieden, den Tag mit einer leeren Inbox beschließen zu können. Ich fühle mich von meinen Mails nicht mehr gestresst und lasse mich viel weniger ablenken, weil ich beim Blick in den Posteingang nicht fünf unerledigte To-dos sehe, sondern einfach nur ein leeres Postfach. Herrlich entspannend!

Das Abarbeiten der zu beantwortenden oder zu bearbeitenden Mails geht mir viel leichter von der Hand. Ich nehme mir ganz bewusst Zeit, ein paar Mails am Stück zu beantworten, muss diese dann nicht lange aus dem vollen Posteingang heraussuchen, sondern sehe sie auf einen Blick im entsprechenden Ordner. Dabei werde ich nicht von anderen Nachrichten abgelenkt, bei denen ich zum Beispiel noch auf Rückmeldung warte, also im Moment gar nichts aktiv tun kann.

Auch morgens starte ich nicht mehr mit einer total überfüllten Inbox voller Altlasten, sondern sortiere kurz die über Nacht eingegangenen Mails weg und kann mich dann direkt den Dingen widmen, die ich mir für den Tag vorgenommen habe.

„Inbox Zero“ wirkt auch bei anderen

Während meiner Workation in Spanien hat sich eine meiner Kolleginnen mein Prinzip von „Inbox Zero“ erklären lassen und es dann auch für sich umgesetzt, um es einfach mal auszuprobieren. Inzwischen habe ich von ihr eine ganz begeisterte Rückmeldung bekommen:

Vielen Dank für den Tipp mit der 0-Inbox. Das klappt ganz hervorragend.

Es ist so toll, weil man damit die eingehenden Mails in kleinere Blöcke packt, dabei priorisiert und abends trotzdem das Gefühl hat, alles abgearbeitet zu haben. Ich bin begeistert.

Meine Angst war, dass ich in den Unterordnern vergesse nachzuschauen, was anliegt, aber das Gegenteil ist der Fall. Da in jedem Unterordner die Anzahl an Mails viel geringer ist als in einem vollen Posteingang, schaffe ich es, die Dinge viel schneller abzuarbeiten – wahrscheinlich weil es psychologisch betrachtet alles nach weniger aussieht. :-))))

Ich bin so happy!

Yvonne Schnoor

Und soll ich dir was sagen? Dieses Feedback hat auch mich richtig glücklich gemacht. 😀

Wie geht es dir mit der E-Mail-Flut? Hast du alles gut im Griff? Oder brauchst du vielleicht auch mal eine Aufräumaktion und ein dauerhaftes Ordnungssystem? Berichte mir gern hier in den Kommentaren oder per Mail von deinen Erfahrungen!

Wenn du noch Fragen zu „Inbox Zero“ hast, melde dich ebenfalls gern bei mir. Und falls du jemanden kennst, für den das Prinzip auch interessant sein könnte, empfiehl doch einfach diesen Blogbeitrag.

Regelmäßige Impulse zum Thema Zeit- und Selbstmanagement sowie zu allem rund um Einfach umsetzen! erhältst du in meinem Newsletter.