Wenn du dich schon länger mit Zeitmanagement beschäftigst, ist dir vielleicht schon mal das Parkinsonsche Gesetz untergekommen. Falls nicht, erkläre ich dir in diesem Artikel, was es besagt, welche Bedeutung es für dein Zeitmanagement hat und wie du es für dich nutzen kannst.
Was ist das Parkinsonsche Gesetz?
Formuliert wurde das Parkinsonsche Gesetz vom britischen Soziologen C. Northcote Parkinson, der es 1955 zusammen mit anderen „Lehrsätzen“ veröffentlichte. Genau genommen gibt es also mehrere Parkinsonsche Gesetze, mit Abstand am bekanntesten ist aber das Parkinsonsche Gesetz zum Bürokratiewachstum. Es lautet:
„Work expands so as to fill the time available for its completion.“
Oder auf Deutsch:
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“
Parkinson sagt also etwas überspitzt formuliert, dass der Zeitbedarf für eine Aufgabe oder ein Projekt nicht etwa davon abhängt, wie komplex es ist, sondern davon, wie viel Zeit dafür zur Verfügung steht.
Bestimmt hast du die Auswirkungen des Parkinsonschen Gesetzes schon selbst erlebt: Je mehr Zeit dir bist zur Fertigstellung einer Aufgabe bleibt, desto länger brauchst du auch dafür. Vielleicht fängst du erst nach einer ganzen Weile damit an, weil du ja noch „so viel Zeit“ dafür hast. Oder du fängst zwar direkt an, lässt dir aber mit dem Fertigstellen der Aufgabe Zeit, weil es ja „noch nicht eilt“.
Das allein wäre nicht besonders bemerkenswert und auch kein Gesetz wert, denn das ist ja nur eine Frage der Priorisierung: Die Aufgabe ist im Moment noch nicht „dran“, sie hat noch keine Priorität, also beginnst du auch erst später damit.
Was Parkinson aber eigentlich meint, ist, dass auch die Zeit, die du tatsächlich für das Bearbeiten deiner Aufgabe aufwendest, variabel ist und sich an das Zeitfenster anpasst, das du dafür zur Verfügung hast. Je mehr Zeit du einer Aufgabe gibst, desto mehr Zeit benötist du auch dafür.
Nehmen wir an, du hast zwei Stunden Zeit, um ein bestimmtes Projekt für einen deiner Kunden fertigzustellen. Der Zeitplan ist sportlich, aber machbar. Du wirst also innerhalb der vereinbarten zwei Stunden damit fertig werden, weil du hochkonzentriert und fokussiert an dem Projekt arbeitest.
Hättest du nun aber eine Stunde länger Zeit für dasselbe Projekt, würdest du es vermutlich nicht nach nur zwei Stunden fertigstellen und dann eine Stunde lang „Däumchen drehen“. Du würdest die vollen drei Stunden an dem Projekt arbeiten – allerdings mit weniger „Druck“. Du würdest also dieselbe Arbeit in einer größeren Zeitspanne erledigen – weil du die Zeit hast.
Was bedeutet das Parkinsonsche Gesetz für deine Zeitplanung bzw. dein Zeitmanagement?
Zunächst einmal heißt es, dass du bis zu einem gewissen Grad in der Hand hast, wie viel Zeit du für bestimmte Aufgaben aufwendest. Du kannst mehr oder weniger Zeit veranschlagen – je nachdem, wie viel Zeit du für deine Aufgabe investieren kannst oder magst. Deine Aufgabe wird sich dem zur Verfügung stehenden Zeitfenster „anpassen“.
Selbstverständlich lässt sich ein Projekt zwar nahezu unendlich weit ausdehnen, aber nur bis zu einem gewissen Punkt zusammenschieben. Das ist wie bei einem Gummiband, das eine bestimmte Mindestlänge hat, aber auf ein Vielfaches dieser Länge gedehnt werden kann. Auch deine Aufgaben benötigen eine gewisse Mindestzeit, die du bei deiner Zeitplanung berücksichtigen musst. Wie viel Zeit du für eine Aufgabe mindestens einplanen solltest, verrät dir deine Erfahrung, dein Zeittagebuch oder deine Zeiterfassung.
Aus dem oben genannten Beispiel mit dem Kundenprojekt lässt sich aber auch ableiten, dass du durch die Wahl des zur Verfügung stehenden Zeitfensters nicht nur beeinflusst, wie viel Zeit du dir für eine Aufgabe gibst, sondern damit gleichzeitig auch steuerst, wie du dich während des Abarbeitens deiner Aufgabe fühlst: unter Druck, fokussiert, relaxt, gelangweilt – alles ist möglich.
Wie du das Parkinsonsche Gesetz für dich nutzen kannst
Hier sind drei Anregungen, wie du die eben beschriebenen Erkenntnisse aus dem Parkinsonschen Gesetz positiv für dich nutzen kannst:
1) Beschränke die Zeit, die du für eine ungeliebte Aufgabe „verschwendest“
Versuche einmal, für Aufgaben, die du erledigen musst, für die du aber möglichst wenig Zeit investieren möchtest, auch wirklich wenig Zeit einzuplanen. Du kannst dich sogar selbst herausfordern, indem du versuchst, möglichst viel in einer sehr kurzen Zeit zu schaffen. Beispiel: Du beschließt, das Chaos auf dem Schreibtisch in zehn Minuten zu beheben.
Möglicherweise ist dein Schreibtisch nach den zehn Minuten noch nicht perfekt aufgeräumt, aber bestimmt hast du schon ziemlich viel erreicht, weil du mit der tickenden Uhr im Hinterkopf sehr effizient gearbeitet hast.
Wenn die Zeit abgelaufen ist, kannst du dich fragen, ob das, was du bisher geschafft hast, vielleicht schon ausreicht. Muss dein Schreibtisch so aufgeräumt sein, dass du ein Foto davon in einem Magazin veröffentlichen könntest? Oder reicht es für deine Bedürfnisse aus, wenn eine gewisse Grundordnung hergestellt ist und du wieder genug Platz hast, um an die wichtigen Aufgaben des Tages zu gehen?
2) Mit dem Parkinsonschen Gesetz Perfektionismus in Schach halten
Wenn du dir für bestimmte Aufgaben nur eine begrenzte Zeit „zugestehst“, hilft dir das unter Umständen auch, deinen Perfektionismus in Schach zu halten. Denn es gibt Aufgaben, bei denen man sich wunderbar in Details „verlieren“ kann. Je mehr Zeit man hat, desto öfter feilt man noch daran herum – macht hier noch was und da noch was, obwohl der „Gewinn“ dadurch nur minimal ist.
Das Ergebnis ist schon längst vollkommen ausreichend, weiterer Zeitaufwand ist eigentlich nur „verlorene“ oder „verschwendete“ Zeit. Hier kommt das sogenannte Pareto-Prinzip zum Tragen, das besagt, dass man mit 20 % des Aufwandes bereits 80 % des Ergebnisses erzielt. Und häufig sind diese 80 % genug.
3) Das Parkinsonsche Gesetz verschafft dir Spielraum
Versteh mich bitte nicht falsch: Es geht mir keineswegs darum, dass du jede deiner Aufgaben im Highspeed-Modus erledigen sollst, dass du immer nur fokussiert durchpowerst und möglichst viel in möglichst wenig Zeit schaffst. Vielmehr möchte ich dein Bewusstsein für die Spielräume schärfen, die dir durch das Parkinsonsche Gesetz eröffnet werden.
Es ist natürlich vollkommen in Ordnung und auch richtig, dir für deine Aufgaben genug Zeit zu geben. Gerade für Kreativität braucht man oft auch viel Freiraum. Der Druck einer Deadline wäre hier vielleicht sogar hinderlich. Oft ist es gut und hilfreich, „alle Zeit der Welt“ zu haben, um auch mal die Gedanken schweifen lassen zu können und einfach mal zu sehen, „was so kommt“.
Diese hilfreichen oder auch notwendigen Freiräume kannst du dir aber umso besser schaffen, wenn du an anderen Punkten durch eine sinnvolle Beschränkung deiner Zeit für Effizienz und weniger unnötige „Zeitverschwendung“ sorgst.
Welche Erfahrungen hast du schon mit dem Parkinsonschen Gesetz gemacht? Gibt es bei dir bestimmte Aufgaben, die sich besonders gern ausdehnen? Erzähle es mir gern in den Kommentaren.
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